Hasta no hace muchos años, la investigación de irregularidades o fraudes cometidos por el personal de una empresa (fraude interno) o por un ente externo a la propia empresa (fraude externo), se basaba en técnicas muy tradicionales, básicamente en el análisis de la documentación disponible, el uso de investigadores privados, la realización de entrevistas y poco más. Como en otros muchos aspectos del mundo empresarial, la aparición de las nuevas tecnologías ha hecho evolucionar espectacularmente las técnicas y las herramientas disponibles de detección e investigación del fraude.

A parte de las técnicas mencionadas, las herramientas más utilizadas en la actualidad por los especialistas en la detección e investigación de irregularidades y fraudes, son las siguientes:
- Herramientas de análisis de datos.
- Herramientas de análisis forense.
- Herramientas de comunicación y seguimiento.

Las herramientas de análisis de datos, son aquéllas que a partir de diferentes tipos de datos generados por las organizaciones de forma rutinaria en el curso ordinario del negocio, así como datos procedentes de fuentes externas, extraen de ellos un valor adicional al efectuar una serie de comparaciones, extracciones y agregaciones para detectar anomalías, que suelen denotar indicios de fraude u otras prácticas de mala conducta profesional. Estas herramientas son extremadamente potentes, pues permiten analizar el 100% de los conjuntos de datos, a diferencia de lo que sucede al utilizar muestreos estadísticos. Asimismo, cuando son utilizadas por especialistas en la detección e investigación de fraudes, estas herramientas permiten a las empresas realizar profundos y exhaustivos análisis de sus datos en busca de pautas de fraude o irregularidades.

Las herramientas de análisis forense, son aquéllas destinadas a capturar y analizar la información existente en cualquier tipo de medio informático, como puede ser un disco duro de un ordenador personal o de un servidor. Este tipo de herramientas permiten realizar este proceso de captura y análisis garantizando la integridad de la información, convirtiéndose así en una evidencia digital legalmente aceptable en cualquier proceso judicial. Así mismo, estas herramientas permiten el acceso a toda la información contenida en la evidencia, incluyendo la información eliminada o la propia del sistema, y que puede ser clave para la detección de indicios de irregularidades o para la identificación de las personas o sociedades relacionadas con cualquier actividad fraudulenta o irregular.

Las herramientas de comunicación y seguimiento se basan en la evolución de los sistemas de comunicación y correspondencia en los últimos años. En relación a la prevención del fraude, un ejemplo claro de las herramientas de comunicación serían las "fraud hotlines", traducidas en España como las "líneas éticas" o "líneas anti-fraude". Estas líneas permiten a las organizaciones tener canales internos de comunicación transparentes y si es necesario anónimos, para la comunicación y posterior seguimiento de cualquier irregularidad o actitud no ética. Este tipo de medidas permiten que el fraude pueda ser detectado y gestionado de una forma más rápida y diligente.
Todas estas herramientas posibilitan a las empresas ya no solamente investigar el fraude y las irregularidades una vez han ocurrido los hechos de una forma más rápida y diligente, sino también adoptar un enfoque preventivo respecto al fraude empresarial.

En esta línea, actualmente muchas organizaciones están implantando herramientas de análisis o minería de datos y de comunicación en determinadas áreas, sectores o departamentos que pudieran ser susceptibles de irregularidades, con un enfoque claramente preventivo y pro-activo contra el fraude. Asimismo el asesoramiento de especialistas en el uso o implantación de tales medidas es de suma importancia, pues así las empresas pueden beneficiarse de sus conocimientos sobre estas herramientas, así como de su experiencia en pautas de fraude tanto conocidas y las propias del sector, como aquéllas que es necesario inferir, y prácticas de mala conducta profesional en las organizaciones empresariales actuales.

Enric Olcina
Director KPMG Forensic