El pasado 27 de enero Western Union anunció el cierre de su emblemático servicio de telegramas, una noticia significativa del fin de la hegemonía de los telegramas, faxes y, en definitiva, de las comunicaciones en papel. Irónicamente, el anuncio se hizo a través de Internet.

Que el correo electrónico es el medio de comunicación habitual en el marco de las comunicaciones profesionales no es ninguna novedad. Como tampoco lo es que los efectos jurídicos producidos por el contenido de una comunicación efectuada por correo electrónico son exactamente iguales a los producidos por una comunicación efectuada en papel, salvo excepción legal o convencional expresa. La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, siguiendo la estela marcada por la Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000, incorporó al ordenamiento jurídico español una regla de crucial importancia, estableciendo, a efectos de prueba, la plena equivalencia funcional entre la comunicación física y la electrónica.

Así pues, no cabe duda que los correos electrónicos son prueba válida en el procedimiento, siempre que su autenticidad no sea impugnada por la parte a quien perjudique, como así lo corroboran, por lo demás, numerosas sentencias de las Audiencias Provinciales.
La particularidad del correo electrónico como medio de prueba radica en la dificultad de demostrar, en caso de que la parte a quien perjudique lo impugne, por un lado, la atribución e integridad del mensaje y, por otro, su entrega al destinatario.

La firma electrónica garantiza la atribución e integridad del correo electrónico, pero no acredita el envío de la comunicación firmada electrónicamente. Certimail es el primer servicio que permite probar de forma indubitada el envío y contenido de un correo electrónico. Certimail es, en este sentido, un servicio complementario y compatible con la firma digital, que viene a cubrir un vacío que existía hasta ahora en el mercado. Cuando un usuario envía un correo electrónico a través del Servicio Certimail, la compañía lo firma digitalmente y lo deposita en el terminal custodiado en una notaría. Una vez depositado, se envía al destinatario del mensaje, por correo electrónico, un aviso de entrega, ofreciéndole la posibilidad de aceptar o rechazar el correo electrónico cuya entrega ha sido encomendada a Certimail. El emisor, a su vez, recibe para su información y archivo una certificación de envío en la que consta la dirección de correo electrónico desde la que se ha enviado el mensaje, la dirección de correo electrónico a la que se ha enviado el mensaje, la fecha y hora de envío del mensaje y el contenido del mensaje.

Los correos electrónicos enviados a través del Servicio Certimail quedan automáticamente depositados en una notaría, de modo que el usuario que lo desea puede pedir un Testimonio Notarial que da fe del envío, contenido y, en su caso, de la aceptación o rechazo de la comunicación por parte del destinatario. Sin embargo, como apunta Joan Baylina, Director general de Certimail, la mayoría de los usuarios Certimail no solicitan Testimonio Notarial en todo caso. Simplemente se guardan e incluso aportan como prueba en juicio el certificado de envío y de contenido que reciben de Certimail. Y es que, como explica Joan Baylina, el sistema Certimail se basa en la asunción de que, en la medida en que los mensajes quedan depositados notarialmente, el destinatario no va a impugnar su envío ni contenido. Si lo hiciera, entonces el emisor tan sólo tendría que pedir Testimonio Notarial y aportarlo al procedimiento.
Desde que se lanzó el servicio, en octubre del 2005, ya son más de un millar las empresas que utilizan el servicio para sus notificaciones importantes. El ámbito en el que el servicio está proliferando más intensamente es de las comunicaciones interprofesionales, particularmente en despachos de abogados, empresas aseguradoras, departamentos de recursos humanos y, muy especialmente, en departamentos legales de empresas financieras y de gestión de cobros.

Según Joan Baylina, los primeros en adoptar este sistema como herramienta de trabajo han sido los abogados jóvenes y habituados a trabajar a través de Internet. El servicio Certimail está asimismo teniendo un gran impacto a nivel societario. Cada vez son más las sociedades que incorporan los medios de comunicación a distancia a la vida corporativa a través de pactos estatutarios tales como, por ejemplo, en el caso de las Sociedades Limitadas, la obligación de la sociedad de tener una dirección de correo electrónico donde atender las comunicaciones dirigidas a los socios y administradores, o la prestación accesoria de los socios de mantener una dirección de correo electrónico para recibir las comunicaciones de la sociedad exigidas por la ley, o la convocatoria de la junta mediante comunicación electrónica a la dirección de correo electrónico señalada por el socio. El servicio Certimail es el primer medio de acreditación, con fuerza probatoria indubitada, del envío del mensaje electrónico de la convocatoria.