Ignacio Herreros Margarit. Director de la oficina de Madrid de Legal Link. Departamento de Comunicaciones y Tecnología

La mayoría de los emprendedores de Internet, al comenzar u operar su negocio, tienden a prestar atención exclusiva en poner sus buenas ideas a trabajar y generar beneficios, dejando a un lado otras consideraciones que inicialmente pueden no parecer tan importantes o con las que simplemente no están familiarizados. Por supuesto, a la hora de hacer negocios, las ideas comerciales y la manera en que éstas se ponen en práctica son un pedazo importante del “pastel del éxito”. Pero el buen empresario debe también entender que los riesgos legales son también un punto importante a tener en cuenta para mantener su negocio provechoso y con buena salud. En este artículo resumimos algunos de los consejos legales más importantes que cada empresario de Internet debe tener en cuenta respecto a su negocio en España, intentando explicar la importancia de tales riesgos legales. Puede que estas cuestiones no cubran todos los aspectos legales aplicables a su negocio, pero son la base de las muchas consideraciones legales inesperadas que pueden surgir operando su negocio.

1. Nunca asuma que, porque otros ya lo están haciendo, entonces debe ser legal

Éste es el error más común en el cual los nuevos emprendedores de Internet suelen caer. Por el simple hecho de que otra persona está ya prestando un servicio o contenido en Internet, esto no significa que el servicio/contenido es legal, o que al menos, su provisión no implique ningún riesgo legal. Cada actividad está sujeta a diferente normativa de obligado cumplimiento, y las muchas formas de llevar a cabo una determinada actividad tienen diferentes consecuencias legales que necesitan ser evaluadas. Puede ser que esos otros servicios con los que Usted se compara estén siendo prestados de una forma ligeramente diferente que los hace legales o menos arriesgados. Puede ser que esos otros sitios web hayan firmado todos los acuerdos necesarios para poder utilizar el contenido o prestar sus servicios. O puede ser que simplemente hayan encargado un análisis en cuanto al riesgo legal de la actividad, concluyendo que están preparados para asumir el riesgo implícito. ¿Sabe Usted realmente qué nivel de riesgo están preparados para asumir otros sitios web  y qué tienen que perder? ¿Cuál es el riesgo que Usted está dispuesto a asumir?

2. ¿Es realmente necesario constituir una compañía?

En España existen varias opciones legales a la hora de montar y operar un negocio, y no hay una respuesta única para todas las actividades. Cada tipo de organización empresarial tiene diferentes obligaciones, gestión y gerencia, y costes que Usted deberá afrontar. Puede (y debe) valorar si es mejor prestar sus servicios como autónomo, o quizás constituir una sociedad anónima o limitada, o quizás una sociedad limitada laboral. Las posibilidades son múltiples y dependerán de sus necesidades y de su plan de negocio. Consulte con un abogado experto para que le aconseje sobre los pro y los contra de cada opción.

3. Negocie sus contratos y póngalos por escrito

No firme directamente los contratos que sus proveedores o socios de negocio le entreguen. Negocie cada uno de sus acuerdos para asegurarse que obtiene lo mejor de ellos y que sus expectativas e intereses están claramente expresados. Mantenga los contratos sencillos, pero precisos en cuanto a lo que pretende con ellos (por ejemplo - y especialmente- en el contrato que firme con el desarrollador de su web, en el cual debe además ser cauteloso para aclarar quién ostentará los derechos sobre el sitio web resultante). Asegúrese de que todos sus acuerdos y contratos son confirmados por escrito. Tenga en cuenta que por regla general cualquier acuerdo verbal es difícil de hacer cumplir cuando surgen problemas. Si llega a un acuerdo verbal, pida o envíe una confirmación por escrito.

4. Proteja su propiedad intelectual e industrial

En España, la propiedad industrial se refiere a los signos distintivos como marcas, nombres comerciales y patentes, mientras que la propiedad intelectual se refiere a las obras o creaciones originales. Cada una está sujeta a diferente normativa, que ofrece diferentes formas de protección legal. En lo referente a la propiedad industrial, antes de comenzar a utilizar un nuevo nombre para su servicio (en particular, no presuponga que porque un nombre de dominio está disponible Usted lo puede utilizar como nombre para su negocio), o lanzar un determinado diseño o producto, realice una búsqueda marcas y patentes para evitar cualquier posible conflicto con un producto o patente ya existente. Encargue a un agente de marcas cualificado un informe de estado sobre una determinada marca y una vez haya quedado claro que está libre, presente una solicitud de registro sobre la misma. En cuanto a la propiedad intelectual, analice la importancia que su contenido, creaciones y obras originales de su sitio web tienen para su negocio. Si la tienen, valore si es interesante registrarlos y/o depositarlos ante notario para asegurar una mayor protección sobre los mismos.

5. Asegure sus sistemas

Algunos empresarios dan mucha importancia a este punto, y otros no tanta. Pregúntese cómo de difícil sería para alguien atacar sus sistemas y qué responsabilidad legal podrían suponer estos ataques para Usted (por ejemplo, si no se habían implementado las medidas de seguridad establecidas legalmente). En general, debe estar al corriente de que la normativa establece un nivel mínimo de seguridad que Usted debe implementar en sus sistemas para evitar el acceso o modificación no autorizada de sus datos. En particular, cuando Usted trate datos de carácter personal de sus usuarios, la normativa detalla los niveles de seguridad que se deben implementar dependiendo del tipo de datos tratados.

6. “Be water, my friend”

Con sus usuarios, debe ser claro y transparente como el agua. La normativa española de consumidores establece este principio general que muy pocos servicios en Internet cumplen. Dentro de su sitio web, dé información concisa a sus usuarios sobre los puntos más relevantes de su servicio: cómo funciona, qué reciben los usuarios, qué tienen que pagar y cómo, en qué costes podrían incurrir, qué pueden hacer y qué no pueden en el sitio web. Permita a sus usuarios contactar con Usted de diversas formas, y sea proactivo a la hora de ofrecerles soluciones a sus problemas. Esto no sólo mantendrá a sus usuarios satisfechos, también reducirá el riesgo de recibir quejas o ser considerado responsable. Piense que un cliente insatisfecho puede convertirse en un cliente que le demande.

7. Redacte los términos y condiciones de su sitio web, y unas Condiciones de Uso de servicio.

Estos dos documentos pueden prepararse todos en uno o por separado. En cualquier caso, y al hilo del anterior consejo, todos los sitios web en España que prestan un servicio comercial deben legalmente facilitar un mínimo de información, e informar a sus usuarios sobre las condiciones bajo las cuales pueden utilizar su sitio web y/o su servicio.

Deje claro en los términos cuál es su responsabilidad y cuándo los usuarios son responsables (por ejemplo, si permite a sus usuarios colgar comentarios u otros contenidos en su sitio web, exima Usted su responsabilidad por difamación o infracción de derechos de terceros derivada de las actividades de sus usuarios). Dichos términos/condiciones de uso también le protegerán frente a reclamaciones injustas o no razonables. Piense que cuando se contrata con consumidores, Usted como prestador tiene la carga de la prueba respecto a la aplicación de un condición en particular. Asegúrese que todos sus clientes están al corriente de sus términos y condiciones, y que aceptan los mismos cada vez que realizan un pedido.

8. ¿Qué ocurre si en su servicio se recogen datos personales de sus usuarios?

En su servicio se recogen datos personales de personas identificables, bien mediante un formulario de recogida o utilizando cualquier tipo de tecnología (“cookies”, “píxel tags”, “web beacons”), Usted no sólo debe implementar las medidas de seguridad en sus sistemas que sean legalmente obligatorias (véase el consejo número 5), también deberá redactar una política de privacidad o de protección de datos para informar a sus usuarios sobre los datos que se recogen, las finalidades para las que se recogen, sus derechos como titulares de los datos, y otra información requerida por la Ley de Protección de Datos Personales. ¿Cederá esos datos a terceros? Esos terceros, ¿están fuera de la Unión Europea? En esos casos, puede ser también necesario incluir menciones en este sentido en la política de privacidad. Al igual que ocurre con los términos y condiciones, asegúrese de que sus usuarios conocen su política de privacidad y que la aceptan antes de que Usted recoja y trate sus datos personales.

9. Publicite sin “spam”

La utilización de los datos personales de sus usuarios (por ejemplo, sus direcciones de correo electrónico) para enviarles comunicaciones comerciales sobre servicios o productos, está sujeta a una normativa específica que debe tenerse en cuenta. En algunos casos, siempre y cuando Usted haya obtenido inicialmente los datos de forma legal, Usted podrá utilizar esos datos para informar a sus usuarios sobre nuevas funcionalidades y actualizaciones en el servicio o producto que ya contrataron; pero tenga cuidado si tiene la intención de enviarles información sobre otros productos o servicios diferentes, sean de Usted o de terceros. En España, en general, para enviar comunicaciones comerciales por vía electrónica, se debe obtener siempre el consentimiento del titular de los datos-receptor. De otra forma, esto sería considerado “spam” o correo no solicitado, castigado con multas considerables. Igualmente, tenga cuidado si va a contratar una compañía de publicidad o con un tercero para realizar estos envíos comerciales. Bajo la normativa aplicable Usted puede ser personalmente responsable por incumplimiento de sus socios y afiliados. Asegúrese de que firman un contrato en este sentido y de que cumplen sus obligaciones de acuerdo con la Ley.

10. Audite su sitio web

En el momento en que inicie su negocio, y periódicamente, encargue una revisión legal completa de su sitio web para identificar cualquier tipo de publicidad ambigua o engañosa, determinar cómo debe cumplir con la normativa sobre intimidad y protección de datos personales, analizar como se puede proteger frente a reclamaciones por injurias o calumnias o por infracción de propiedad intelectual, acceso por menores de edad, y otras cuestiones legales. Consulte con un abogado especializado en Internet para que le explique las cuestiones y riesgos legales a los que Usted se enfrenta en su negocio y haga que su abogado le mantenga informado respecto a los cambios legales que puedan afectar a su negocio.